Question 1

Qu'est-ce que fait concrètement OZIE VÖR ?

Accepted Answer

OZIE VÖR accompagne les organisations dans la gestion complète de leurs documents, physiques et numériques. Cela inclut l'organisation des archives, la numérisation, la mise en place de systèmes de gestion électronique (GED), l'externalisation documentaire, la sécurisation et la destruction réglementaire.

Question 2

En quoi consiste l'expertise d'OZIE VÖR en gestion documentaire et archivage ?

Accepted Answer

OZIE VÖR est spécialisée dans la gestion documentaire, l'archivage physique et numérique ainsi que la mise en conformité des organisations. Nous accompagnons les acteurs publics et privés dans la structuration de leurs archives, la sécurisation de leurs documents sensibles et l'optimisation de l'accès à l'information. Notre approche couvre les enjeux opérationnels, réglementaires et technologiques liés à la gestion des documents.

Question 3

Quels services proposez-vous ?

Accepted Answer

Nos services couvrent l'ensemble du cycle de vie documentaire : audit et diagnostic, organisation d'archives, numérisation, mise en place de GED, archivage physique sécurisé, externalisation, gestion des flux documentaires et destruction sécurisée en fin de cycle.

Question 4

À quels types d'organisations vous adressez-vous ?

Accepted Answer

Nous intervenons auprès d'institutions publiques, de grandes entreprises, de PME et d'organisations internationales. Nos prestations sont adaptées aux contraintes spécifiques de chaque secteur (administratif, juridique, santé, industrie, finance).

Question 5

Intervenez-vous uniquement au Congo ?

Accepted Answer

Nous sommes basés au Congo et intervenons principalement en Afrique centrale. Selon les projets, nous pouvons accompagner des organisations sur plusieurs sites ou dans différents pays.

Question 6

Depuis combien de temps êtes-vous implantés au Congo ?

Accepted Answer

Nous sommes présents à Brazzaville depuis 2015. Cette implantation locale nous permet de comprendre parfaitement le cadre réglementaire national et d'intervenir rapidement sur le terrain.

Question 7

Comment démarre une collaboration avec OZIE VÖR ?

Accepted Answer

Chaque collaboration débute par un diagnostic de votre situation documentaire. Cela permet d'identifier les risques, les volumes, les contraintes réglementaires et de proposer un plan d'action structuré et adapté.

Question 8

Intervenez-vous sur site ou à distance ?

Accepted Answer

Les deux. Nos équipes peuvent intervenir directement dans vos locaux ou prendre en charge les opérations depuis nos infrastructures sécurisées, selon vos besoins et vos contraintes.

Question 9

Qui pilote le projet côté OZIE VÖR ?

Accepted Answer

Un chef de projet dédié est désigné. Il est votre point de contact unique et assure le suivi, la coordination des équipes et le respect des engagements.

Question 10

Comment suivons-nous l'avancement ?

Accepted Answer

Nous mettons en place un suivi clair avec des reportings réguliers, des indicateurs d'avancement et une traçabilité des opérations réalisées.

Question 11

Peut-on externaliser entièrement la gestion documentaire ?

Accepted Answer

Oui. Nous pouvons prendre en charge tout ou partie de votre gestion documentaire, de la réception des documents jusqu'à leur archivage ou destruction.

Question 12

Perdons-nous le contrôle de nos documents ?

Accepted Answer

Non. Vous conservez un accès permanent et sécurisé à vos documents, avec une visibilité complète sur leur statut et leur localisation.

Question 13

Comment accède-t-on aux documents externalisés ?

Accepted Answer

Via une plateforme sécurisée ou par demande directe. Les documents peuvent être consultés, transmis ou restitués selon vos besoins.

Question 14

Est-ce réversible ?

Accepted Answer

Oui. Vous pouvez récupérer l'intégralité de vos documents et données à tout moment, sans dépendance technique.

Question 15

Comment gérez-vous le cycle de vie des documents ?

Accepted Answer

Nous définissons des règles de conservation, d'accès et d'élimination en fonction de la nature des documents et des obligations légales.

Question 16

Que se passe-t-il en fin de durée de conservation ?

Accepted Answer

Les documents sont soit détruits de manière sécurisée, soit conservés si nécessaire. Chaque action est validée avec le client.

Question 17

Comment garantissez-vous la traçabilité ?

Accepted Answer

Chaque document est identifié, indexé et suivi. Toutes les actions (consultation, modification, transfert, destruction) sont enregistrées.

Question 18

Quelle est la différence entre archivage physique et numérique ?

Accepted Answer

L'archivage physique consiste à conserver les documents papier dans des conditions optimales (température, hygrométrie, sécurité) avec une gestion précise des inventaires. L'archivage numérique garantit la conservation à long terme des documents électroniques avec préservation de l'intégrité, de l'authenticité et de la lisibilité dans le temps.

Question 19

Quelles sont les durées légales de conservation ?

Accepted Answer

Les durées varient selon la nature des documents : 3 ans pour les factures, 10 ans pour les contrats d'assurance, 20 ans pour les dossiers médicaux, 30 ans pour les actes notariés, conservation définitive pour les archives publiques historiques. Nous vous accompagnons dans le respect de ces obligations.

Question 20

Comment garantissez-vous la confidentialité lors de la manipulation des documents physiques ?

Accepted Answer

La confidentialité est au cœur de nos opérations. Nos équipes sont formées aux protocoles stricts de gestion documentaire et soumises à des engagements de confidentialité. L'accès aux documents est limité, contrôlé et tracé à chaque étape.

Question 21

Qui manipule concrètement nos documents ?

Accepted Answer

Uniquement des agents formés et habilités. Chaque intervenant est identifié, encadré et opère selon des procédures définies.

Question 22

Vos équipes sont-elles sensibilisées aux documents sensibles ?

Accepted Answer

Oui. Nous intervenons régulièrement sur des documents administratifs, juridiques et confidentiels. Nos équipes appliquent des règles strictes de discrétion et de sécurité.

Question 23

Comment sont transportés les documents ?

Accepted Answer

Les documents sont transportés dans des contenants sécurisés, avec un suivi rigoureux des mouvements pour garantir leur intégrité et éviter toute perte.

Question 24

Vos sites d'archivage sont-ils sécurisés ?

Accepted Answer

Oui. Nos espaces sont équipés de contrôles d'accès, de systèmes de surveillance, de protection incendie et de conditions de conservation adaptées.

Question 25

Où sont stockés mes documents physiques ?

Accepted Answer

Vos documents sont stockés dans notre entrepôt dédié à Brazzaville, équipé de systèmes de contrôle d'accès, de détection incendie, de régulation climatique et de surveillance 24h/24. Chaque document est identifié et sa localisation est tracée en temps réel.

Question 26

Dans quels cas faut-il détruire des documents ?

Accepted Answer

Lorsque les délais légaux de conservation sont atteints ou lorsque les documents ne présentent plus d'intérêt administratif, juridique ou opérationnel.

Question 27

Comment se déroule la destruction ?

Accepted Answer

Les documents sont collectés, vérifiés puis détruits à l'aide de broyeurs industriels professionnels. La destruction est irréversible et conforme aux standards de sécurité.

Question 28

Garantissez-vous la confidentialité ?

Accepted Answer

Oui. Les documents sont traités dans des circuits sécurisés, avec un accès strictement contrôlé jusqu'à leur destruction complète.

Question 29

Fournissez-vous une preuve ?

Accepted Answer

Un certificat de destruction détaillé est remis après chaque opération, attestant des volumes et de la date de destruction.

Question 30

Peut-on assister à la destruction ?

Accepted Answer

Oui, sur demande. Nous pouvons organiser une destruction sur site ou en présence du client.

Question 31

Êtes-vous conformes à la réglementation ?

Accepted Answer

Oui. Nos pratiques respectent les exigences en matière d'archivage, de conservation et de gestion documentaire en vigueur.

Question 32

Comment protégez-vous les documents sensibles ?

Accepted Answer

Par un contrôle d'accès strict, un chiffrement des données numériques et une surveillance des infrastructures.

Question 33

Où sont stockées les données ?

Accepted Answer

Les données sont hébergées dans des environnements sécurisés, avec des sauvegardes régulières et des systèmes de redondance.

Question 34

Existe-t-il une traçabilité des accès ?

Accepted Answer

Oui. Chaque accès est enregistré et peut être audité.

Question 35

Êtes-vous auditable ?

Accepted Answer

Oui. Nous pouvons fournir les éléments nécessaires pour répondre aux audits internes ou externes.

Question 36

Pourquoi digitaliser ses documents ?

Accepted Answer

Pour améliorer l'accès à l'information, réduire les délais de traitement, sécuriser les données et optimiser les coûts de gestion.

Question 37

Peut-on intégrer la GED à nos outils existants ?

Accepted Answer

Oui. Nos solutions sont conçues pour s'intégrer à votre environnement informatique.

Question 38

Comment garantissez-vous la qualité des documents numérisés ?

Accepted Answer

Chaque document est contrôlé, indexé et vérifié avant validation.

Question 39

Que deviennent les documents physiques après numérisation ?

Accepted Answer

Ils peuvent être archivés, restitués ou détruits selon vos choix et les obligations légales.

Question 40

Quels formats de documents pouvez-vous numériser ?

Accepted Answer

Nous numérisons tous types de documents : courriers, factures, contrats, plans techniques, dossiers médicaux, registres, photographies, microfilms, etc. Nos équipements permettent de traiter des formats A0 à A7, ainsi que des documents reliés ou fragiles.

Question 41

Combien de temps dure un projet ?

Accepted Answer

Cela dépend des volumes et de la complexité. Un planning précis est défini dès le départ.

Question 42

Y a-t-il une interruption d'activité ?

Accepted Answer

Non. Les opérations sont organisées pour ne pas perturber vos activités.

Question 43

Proposez-vous des formations ?

Accepted Answer

Oui. Nous formons vos équipes à l'utilisation des outils et aux bonnes pratiques.

Question 44

Y a-t-il un support après déploiement ?

Accepted Answer

Oui. Un accompagnement est assuré sur la durée avec un support réactif.

Question 45

Quels engagements prenez-vous ?

Accepted Answer

Nous nous engageons sur la qualité, les délais et la sécurité des prestations.

Question 46

Fournissez-vous des indicateurs ?

Accepted Answer

Oui. Des rapports réguliers permettent de suivre les volumes, délais et performances.

Question 47

Comment mesurez-vous la qualité ?

Accepted Answer

Par des contrôles internes, des audits et le suivi des indicateurs opérationnels.

Question 48

Proposez-vous la mise à disposition de personnel ?

Accepted Answer

Oui. Nous pouvons mettre à disposition des agents formés pour intervenir directement au sein de votre organisation, selon vos besoins.

Question 49

Quels types de missions peuvent être confiées à vos agents ?

Accepted Answer

Classement, tri, indexation, gestion d'archives, numérisation, traitement de flux documentaires ou assistance administrative liée aux documents.

Question 50

Les agents sont-ils encadrés ?

Accepted Answer

Oui. Nos équipes restent supervisées par nos responsables, avec un suivi régulier des missions et des performances.

Question 51

Peut-on intégrer vos agents dans nos équipes existantes ?

Accepted Answer

Oui. Nos agents s'adaptent à vos procédures internes et travaillent en collaboration avec vos équipes.

Question 52

Est-ce une solution temporaire ou long terme ?

Accepted Answer

Les deux. Nous proposons des missions ponctuelles comme des dispositifs durables.

Question 53

Pouvez-vous reprendre des archives non organisées ?

Accepted Answer

Oui. Nous intervenons régulièrement sur des fonds documentaires désorganisés. Nous procédons au tri, au classement et à la structuration complète.

Question 54

Comment structurez-vous les archives ?

Accepted Answer

Nous mettons en place des plans de classement adaptés à votre activité et à vos contraintes réglementaires.

Question 55

Peut-on retrouver facilement un document après votre intervention ?

Accepted Answer

Oui. Chaque document est indexé et intégré dans un système permettant une recherche rapide et fiable.

Question 56

Vous accompagnez sur les obligations légales ?

Accepted Answer

Oui. Nous aidons à définir les durées de conservation, les procédures d'archivage et les règles de destruction conformes.

Question 57

Travaillez-vous selon des standards ?

Accepted Answer

Oui. Nos méthodes s'appuient sur les bonnes pratiques en gestion documentaire et archivage professionnel.

Question 58

Pouvez-vous intervenir dans un cadre d'audit ou de mise en conformité ?

Accepted Answer

Oui. Nous accompagnons les organisations dans la préparation et la mise à niveau documentaire.

Question 59

Sommes-nous dépendants de votre solution ?

Accepted Answer

Non. Nos systèmes sont ouverts et vos données restent votre propriété.

Question 60

Peut-on récupérer toutes nos données ?

Accepted Answer

Oui, à tout moment.

Question 61

Sous quel format ?

Accepted Answer

Dans des formats standards exploitables.

Question 62

Pouvez-vous gérer de gros volumes ?

Accepted Answer

Oui. Nos infrastructures et équipes sont dimensionnées pour traiter des volumes importants.

Question 63

Intervenez-vous sur plusieurs sites ?

Accepted Answer

Oui, nous pouvons coordonner des opérations multisites.

Question 64

Traitez-vous des documents sensibles ?

Accepted Answer

Oui. Nous gérons des documents juridiques, médicaux, financiers et administratifs avec des protocoles adaptés.

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